Ein Büro ohne Wasserspender ist heute kaum noch vorstellbar – zumindest in modernen, mitarbeiterorientierten Unternehmen. Doch welches Modell passt wirklich? Wie viel darf es kosten? Und was müssen Arbeitgeber rechtlich beachten?
In diesem Guide beantworten wir alle wichtigen Fragen rund um den Wasserspender im Büro – von der Modellauswahl über Kosten bis hin zur korrekten Hygiene-Pflege.
Warum ein Wasserspender im Büro sinnvoll ist
Das Bereitstellen von Trinkwasser am Arbeitsplatz ist in Deutschland für Arbeitgeber gesetzlich verpflichtend – geregelt durch die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und die DGUV-Regeln. Ein Wasserspender ist dabei die eleganteste und kosteneffizienteste Lösung.
Gesetzliche Pflicht: Laut §6 ArbStättV müssen Arbeitgeber ausreichend Trinkwasser oder gleichwertige alkoholfreie Getränke kostenlos bereitstellen. Wer das vernachlässigt, riskiert Bußgelder.
Darüber hinaus sprechen handfeste wirtschaftliche Argumente für einen Büro-Wasserspender:
- Produktivität: Gut hydrierte Mitarbeiter sind konzentrierter und leistungsfähiger
- Nachhaltigkeit: Kein Plastikmüll durch Flaschen – gut für das Unternehmensimage
- Kostenersparnis: Günstiger als das Bereitstellen von Flaschenwasser ab ca. 10 Mitarbeitern
- Komfort: Kein Schleppen schwerer Wasserkisten mehr
- Employer Branding: Zeigt Fürsorge für Mitarbeiter – wichtig bei der Talentgewinnung
Die verschiedenen Wasserspender-Modelle im Überblick
Für Büros gibt es grundlegend drei Typen von Wasserspendern – jeder mit eigenen Vor- und Nachteilen:
1. Tafelwasser-Anlage (Festwasseranschluss)
Die Premium-Lösung: Die Anlage wird direkt an die Wasserleitung angeschlossen und liefert gefiltertes, stilles oder sprudelndes Wasser auf Knopfdruck. Kein Nachfüllen, keine Flaschen, unbegrenzte Kapazität.
2. Standgerät mit Wasserflaschen
Der Klassiker: Ein Standgerät mit einem 18,9-Liter-Kanister obendrauf. Günstig in der Anschaffung, aber mit laufenden Kosten für Flaschenlieferung und Logistik. Für kleinere Büros bis 10 Personen noch sinnvoll.
3. Auftisch-Gerät (Countertop)
Kompakte Geräte für die Küchenzeile oder den Schreibtisch. Meist mit einfacher Filtration, gut für 2–5 Personen. Nicht geeignet für größere Teams.
| Kriterium | Tafelwasser-Anlage | Standgerät (Flasche) | Auftisch-Gerät |
|---|---|---|---|
| Kapazität | Unbegrenzt | Begrenzt (18,9L) | Gering |
| Wartungsaufwand | Gering (Service inkl.) | Mittel (Flaschen tauschen) | Gering |
| Still & Sprudelnd | ✓ Ja | Meist nur still | Nein |
| Nachhaltigkeit | Sehr hoch | Gering | Mittel |
| Geeignet für | ab 5 Personen | 2–20 Personen | 2–5 Personen |
| Kosten/Monat | ab 49€ | ab 30€ + Flaschen | ab 15€ |
| Installation | Fachbetrieb nötig | Sofort einsatzbereit | Plug & Play |
Was kostet ein Wasserspender im Büro wirklich?
Die Kosten hängen stark vom Modell und der Nutzerzahl ab. Hier ein realistischer Überblick:
Mietmodell (empfohlen für die meisten Büros)
- Kleinbüro (5–15 Mitarbeiter): 49–79€/Monat inkl. Wartung & Filterservice
- Mittleres Büro (15–50 Mitarbeiter): 79–149€/Monat
- Großbüro (50–200 Mitarbeiter): 149–299€/Monat
Kaufmodell
- Anschaffungskosten: 1.200–4.500€ (einmalig)
- Laufende Kosten: 30–80€/Monat (Filter, Wartung, CO₂)
- Amortisation: ca. 2–3 Jahre gegenüber Mietmodell
Steuerlicher Vorteil: Wasserspender im Büro sind als Betriebsausgabe vollständig steuerlich absetzbar – sowohl Mietkosten als auch Kaufpreis (über Abschreibung). Bei einem Mietpreis von 79€/Monat reduzieren sich die realen Kosten bei 30% Steuersatz auf ca. 55€/Monat.
Versteckte Kosten beachten: Manche Anbieter berechnen Filteraustausch, CO₂-Nachfüllung oder Hygienechecks extra. Immer den Gesamtpreis inkl. aller Services vergleichen!
Mieten oder Kaufen – was lohnt sich?
Diese Frage stellen sich die meisten Büros. Die kurze Antwort: Für die meisten Unternehmen ist das Mietmodell sinnvoller – besonders beim Start.
| Aspekt | Mieten | Kaufen |
|---|---|---|
| Anfangsinvestition | Keine | 1.200–4.500€ |
| Wartung & Service | Inklusive | Extra kosten |
| Flexibilität | Kündbar | Gebunden |
| Langfristig günstiger | Nein | Ab Jahr 3 |
| Technologie-Update | Immer neuestes Modell | Veraltetes Gerät |
| Risiko | Gering | Mittel |
Empfehlung: Unternehmen unter 3 Jahren oder mit weniger als 20 Mitarbeitern sollten mieten. Ab 20+ Mitarbeitern und langfristiger Planung kann Kaufen wirtschaftlicher sein.
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Büro-Wasserspender fallen unter die Trinkwasserverordnung (TrinkwV) und müssen regelmäßig gewartet werden. Als Arbeitgeber tragen Sie die Verantwortung für die Wasserqualität.
Gesetzliche Anforderungen
- Regelmäßige Hygienechecks nach DVGW W 551 und TrinkwV §17
- Dokumentation aller Wartungsmaßnahmen
- Filterwechsel nach Herstellerangaben (meist alle 3–6 Monate)
- Jährliche mikrobiologische Wasseranalyse empfohlen
Tipp: Im Mietmodell übernimmt der Anbieter alle Wartungspflichten und Dokumentation. Das spart nicht nur Zeit, sondern schützt Sie auch rechtlich.
Praktische Hygiene-Tipps für den Büroalltag
- Zapfhahn täglich mit feuchtem Tuch abwischen
- Auffangschale wöchentlich reinigen
- Gerät nie in direktem Sonnenlicht aufstellen (Algenwachstum)
- Wasserspender nicht neben Heizkörpern oder Kopierern platzieren
Checkliste: Den richtigen Wasserspender fürs Büro auswählen
Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie diese Punkte abhaken:
Fazit: Das richtige Modell für Ihr Büro
Ein Wasserspender im Büro ist keine Frage des Luxus – er ist eine gesetzliche Pflicht, wirtschaftlich sinnvoll und ein echter Mehrwert für Ihre Mitarbeiter. Die Frage ist nicht ob, sondern welches Modell.
Unsere Empfehlung: Starten Sie mit einer Tafelwasser-Anlage im Mietmodell. Sie haben keine Anfangsinvestition, erhalten immer aktuellste Technik und die komplette Wartung ist inklusive. Ab ca. 49€/Monat – weniger als eine Kaffeerunde.
Unser Tipp: Fordern Sie bei uns ein kostenloses, unverbindliches Angebot an. Wir analysieren Ihren Bedarf und empfehlen das optimale Modell – mit transparenten Kosten und ohne versteckte Gebühren.